Confirmation des commandes via WhatsApp au paiement à la livraison : modèles et étapes

Pourquoi avez-vous besoin de confirmer les commandes via WhatsApp au paiement à la livraison ?

Au paiement à la livraison, le client ne paie rien au moment de la commande, donc la commande reste simplement une intention d'achat jusqu'à ce que vous la confirmiez. Un message de confirmation de commande via WhatsApp est l'étape qui transforme cette intention en expédition prête : vous contactez le client immédiatement après la commande pour confirmer le produit, le prix, l'adresse et la date de livraison avant de payer les frais d'expédition.

WhatsApp convient particulièrement à cette tâche car c'est le canal qu'ouvre la plupart des clients dans la région quotidiennement, et cela permet une réponse écrite à un moment qui convient au client, et laisse une trace écrite à laquelle vous pouvez vous référer en cas de litige concernant l'adresse ou le montant.

• Réduire les commandes annulées avant de supporter les frais d'expédition et de retour.
• Détecter les commandes dupliquées ou les adresses incomplètes ou les numéros incorrects tôt.
• Confirmer le montant requis à la livraison afin que le client ne soit pas surpris et ne refuse de recevoir.
• Construire une confiance rapide via un message au nom de votre boutique qui fait sentir au client que la commande est réelle et suivie.
• Avoir un enregistrement écrit de la confirmation qui vous aide à traiter avec la société de livraison.

Quel est le meilleur moment pour envoyer un message de confirmation de commande ?

Le timing est la moitié du succès de la confirmation. Plus votre message est proche du moment de la commande, plus le client reste intéressé et se souvient de ce qu'il a commandé. Un délai de plusieurs heures ou d'une journée complète augmente la probabilité qu'il change d'avis ou oublie complètement la commande.

1. 1Dans les minutes suivant la commande : envoyez le premier message de confirmation dès réception de la commande, ou dans un maximum d'une heure.
2. 2Après quelques heures sans réponse : envoyez un rappel court unique demandant une réponse explicite en un mot.
3. 3Le jour suivant : réessayez via WhatsApp, ou passez à un bref appel téléphonique.
4. 4Avant de remettre l'expédition à la société de livraison : assurez-vous que la commande est en statut « confirmée » uniquement, et ne livrez pas les commandes non confirmées.

Modèles de messages de confirmation de commande via WhatsApp (prêts à copier)

Un bon modèle est court, clair et demande une réponse unique spécifique. Évitez les longs messages ou ceux encombrés d'émojis. Remplacez ce qui est entre crochets par les données réelles de votre commande, et gardez ces modèles comme réponses rapides dans l'application WhatsApp Entreprise pour les envoyer en un clic.

Assurez-vous que chaque message de confirmation contient cinq éléments : le nom de votre boutique, le nom du produit, le prix incluant la livraison, la durée ou la date de livraison, et une question claire demandant l'approbation ou le refus.

• Modèle de première confirmation : Bonjour [nom du client], c'est [nom de la boutique]. Votre commande est arrivée : [nom du produit] au prix [prix] incluant la livraison, paiement à la réception. Nous confirmons la livraison à [ville] dans [durée de livraison]. Confirmons-nous la commande ?
• Modèle de rappel sans réponse : Simple rappel concernant votre commande [nom du produit]. C'est toujours réservé pour vous. Répondez par (oui) pour confirmer ou (non) pour annuler, et merci.
• Modèle de confirmation d'adresse : Pour accélérer la livraison nous avons besoin de confirmer l'adresse en détail : [quartier/rue/point de repère] et un numéro de téléphone de secours s'il y en a. Quand vous convient de recevoir la commande ?
• Modèle après confirmation : Votre commande est confirmée. Elle sera expédiée aujourd'hui et vous recevrez un appel du livreur avant la livraison. Montant à payer à la réception : [prix]. Merci de votre confiance.
• Modèle de dernière tentative : Nous n'avons pas reçu de réponse concernant la commande [nom du produit]. Nous la gardons réservée jusqu'à [heure/date] puis elle sera annulée automatiquement. Répondez par (oui) pour que nous l'expédions aujourd'hui.

Étapes de confirmation de commande via WhatsApp de la commande à l'expédition

1. 1Vérifiez la commande dès sa réception et assurez-vous que le nom, le téléphone, l'adresse, le produit et la quantité sont complets.
2. 2Ouvrez une conversation WhatsApp avec le client et envoyez le premier modèle de confirmation au nom de votre boutique.
3. 3Attendez une réponse explicite, et confirmez par écrit dans la conversation toute modification demandée par le client (taille, couleur, adresse).
4. 4En cas d'approbation, déplacez la commande vers le statut « confirmée » dans votre liste de commandes et envoyez le modèle post-confirmation.
5. 5Préparez l'expédition et remettez-la à la société de livraison avec le montant à payer à la réception écrit clairement sur le bordereau.
6. 6En cas de non-réponse ou de refus, déplacez la commande vers « en cours de suivi » ou « annulée », et ne l'expédiez jamais.

Comment gérez-vous la non-réponse du client ?

La non-réponse ne signifie pas nécessairement l'annulation ; beaucoup de clients sont occupés ou n'ont pas ouvert WhatsApp. Ce qui est nécessaire, c'est un suivi organisé et limité : deux ou trois tentatives au maximum par différents canaux, puis une décision claire au lieu de laisser la commande en attente.

• Commencez par un rappel écrit unique quelques heures après le premier message, formulé pour demander une réponse en un mot.
• S'il reste sans réponse, essayez un bref appel téléphonique le jour suivant ; certains clients répondent plus vite à un appel qu'à un message.
• Utilisez la fonction d'étiquettes dans l'application WhatsApp Entreprise pour classer les conversations : en attente de réponse, confirmée, annulée.
• Fixez une limite finale claire dans le message de dernière tentative, puis annulez la commande au lieu de la laisser en attente qui gaspille votre temps et votre inventaire.
• N'envoyez pas plus de trois messages ; relancer trop c'est agacer le client et cela peut exposer votre numéro WhatsApp au blocage.

WhatsApp ou appel ou SMS ? Comparaison rapide

WhatsApp n'est pas le seul canal de confirmation, mais c'est le plus approprié comme point de départ car il laisse une trace écrite. Le mieux pratiquement est de mélanger les canaux selon la réactivité de chaque client.

Comment mesurez-vous le succès de la confirmation et le liez-vous à vos profits ?

Pour savoir si votre confirmation est efficace, mesurez le pourcentage de commandes que vous convertissez de « reçue » à « confirmée et prête à être expédiée », et suivez ce chiffre hebdomadairement et essayez d'améliorer le timing et les modèles.

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