Mengonfirmasi pesanan cash on delivery melalui WhatsApp: templat dan langkah-langkah
Cara menggunakan WhatsApp untuk mengonfirmasi pesanan cash on delivery: templat pesan siap pakai, waktu, dan menangani ketidak-balasan, untuk mempercepat konfirmasi dan mengurangi pesanan yang dibatalkan.
Tim editorial SymplysisAI8 menit membacaMengapa Anda memerlukan konfirmasi pesanan WhatsApp dalam cash on delivery?
Dalam cash on delivery, pelanggan tidak membayar apa pun pada saat pesanan, jadi pesanan tetap hanya merupakan niat beli sampai Anda mengonfirmasinya. Pesan konfirmasi pesanan WhatsApp adalah langkah yang mengubah niat ini menjadi pengiriman siap: Anda menghubungi pelanggan tepat setelah pesanan untuk mengunci produk, harga, alamat, dan tanggal pengiriman sebelum Anda membayar biaya pengiriman.
WhatsApp cocok untuk tugas ini karena ini adalah saluran yang paling sering dibuka pelanggan di wilayah ini setiap hari, memungkinkan mereka membalas sesuai waktu mereka, dan meninggalkan catatan tertulis yang dapat Anda rujuk jika ada pertanyaan tentang alamat atau jumlah.
- Kurangi pesanan yang dibatalkan sebelum Anda menanggung biaya pengiriman dan pengembalian.
- Deteksi pesanan duplikat atau alamat yang tidak lengkap atau nomor yang salah lebih awal.
- Kunci jumlah yang dikarenakan saat pengiriman sehingga pelanggan tidak terkejut dan menolak.
- Bangun kepercayaan cepat dengan pesan dari nama toko Anda yang membuat pelanggan merasa pesanan itu nyata dan ditindaklanjuti.
- Dapatkan catatan tertulis konfirmasi yang membantu Anda saat berurusan dengan perusahaan pengiriman.
Berapa waktu terbaik untuk mengirim pesan konfirmasi pesanan?
Waktu adalah setengah dari kesuksesan konfirmasi. Semakin dekat pesan Anda dengan momen pesanan, semakin tertarik pelanggan dan ingat apa yang mereka pesan. Penundaan berja-hari atau sehari penuh menaikkan kesempatan mereka berubah pikiran atau lupa pesanan sama sekali.
- 1Dalam hitungan menit dari pesanan: kirim pesan konfirmasi pertama segera setelah pesanan tiba, atau dalam kurang dari satu jam paling banyak.
- 2Setelah beberapa jam tanpa balasan: kirim pengingat pendek yang meminta tanggapan satu kata yang eksplisit.
- 3Hari berikutnya: coba sekali lagi melalui WhatsApp, atau pindah ke panggilan telepon singkat.
- 4Sebelum menyerahkan pengiriman ke kurir: pastikan pesanan hanya dalam status "dikonfirmasi", dan jangan kirim pesanan yang tidak dikonfirmasi.
Templat pesan konfirmasi pesanan WhatsApp (siap disalin)
Templat yang baik singkat dan jelas dan meminta satu balasan spesifik. Hindari pesan panjang atau berantakan. Ganti teks bertanda kurung dengan detail pesanan aktual Anda, dan simpan templat ini sebagai balasan cepat di WhatsApp Business untuk pengiriman satu klik.
Pastikan setiap pesan konfirmasi mengandung lima elemen: nama toko Anda, nama produk, harga termasuk pengiriman, kerangka waktu pengiriman atau tanggal, dan pertanyaan yang jelas meminta persetujuan atau penolakan.
- Templat konfirmasi pertama: Halo [nama pelanggan], ini [nama toko]. Kami menerima pesanan Anda: [nama produk] untuk [harga] termasuk pengiriman, cash on delivery. Kami mengonfirmasi pengiriman ke [kota] dalam [waktu pengiriman]. Bisakah kami mengonfirmasi pesanan?
- Templat pengingat tanpa balasan: Pengingat cepat tentang pesanan Anda untuk [nama produk]. Kami masih menahannya untuk Anda. Balas (Ya) untuk mengonfirmasi atau (Tidak) untuk membatalkan, terima kasih.
- Templat konfirmasi alamat: Untuk mempercepat pengiriman, kami perlu Anda mengonfirmasi alamat secara detail: [lingkungan / jalan / landmark terdekat] dan nomor telepon cadangan jika tersedia. Kapan waktu yang nyaman untuk menerima pesanan?
- Templat pasca-konfirmasi: Pesanan Anda dikonfirmasi. Itu akan dikirim hari ini dan Anda akan mendapat panggilan dari kurir sebelum pengiriman. Jumlah yang dikarenakan saat pengiriman: [harga]. Terima kasih atas kepercayaan Anda.
- Templat upaya terakhir: Kami belum mendengar dari Anda tentang pesanan Anda untuk [nama produk]. Kami akan mempertahankannya hingga [waktu / tanggal] kemudian itu akan membatalkan secara otomatis. Balas (Ya) untuk mengirimnya ke Anda hari ini.
Langkah-langkah untuk mengonfirmasi pesanan melalui WhatsApp dari pesanan hingga pengiriman
- 1Tinjau pesanan segera setelah tiba dan konfirmasi nama, telepon, alamat, produk, dan kuantitas selesai.
- 2Buka obrolan WhatsApp dengan pelanggan dan kirim templat konfirmasi pertama dari nama toko Anda.
- 3Tunggu balasan yang eksplisit dan catat setiap perubahan yang diminta pelanggan (ukuran, warna, alamat) dalam obrolan.
- 4Saat disetujui, pindahkan pesanan ke status "dikonfirmasi" di daftar pesanan Anda dan kirim templat pasca-konfirmasi.
- 5Siapkan pengiriman dan serahkan ke kurir dengan jumlah yang dikarenakan ditulis dengan jelas pada label pengiriman.
- 6Jika tidak ada balasan atau penolakan, pindahkan pesanan ke "tertunda" atau "dibatalkan", dan jangan kirim sama sekali.
Bagaimana Anda menangani pelanggan yang tidak membalas?
Tidak ada balasan tidak selalu berarti pembatalan; banyak pelanggan sibuk atau belum membuka WhatsApp. Apa yang dibutuhkan adalah tindak lanjut yang terorganisir dan terbatas: dua atau tiga upaya paling banyak melalui saluran yang berbeda, kemudian keputusan yang jelas alih-alih membiarkan pesanan menggantung.
- Mulai dengan satu pengingat tertulis berjam-jam setelah pesan pertama, diucapkan untuk meminta balasan satu kata.
- Jika masih tidak ada balasan, coba panggilan telepon singkat hari berikutnya; beberapa pelanggan menjawab panggilan lebih cepat dari pesan.
- Gunakan fitur penandaan di WhatsApp Business untuk mengkategorikan obrolan: menunggu balasan, dikonfirmasi, dibatalkan.
- Tetapkan tenggat waktu yang jelas dalam pesan upaya terakhir Anda, kemudian batalkan pesanan alih-alih membiarkannya tertunda mengonsumsi waktu dan inventaris Anda.
- Jangan kirim lebih dari tiga pesan; dorong yang berlebihan mengganggu pelanggan dan dapat merusak reputasi nomor WhatsApp Anda.
WhatsApp atau panggilan atau teks? Perbandingan cepat
WhatsApp bukan satu-satunya saluran konfirmasi, tetapi paling cocok untuk titik awal karena meninggalkan catatan tertulis. Yang paling praktis sebenarnya adalah mencampur saluran berdasarkan respons setiap pelanggan.
| Saluran | Kelebihan | Kekurangan | Terbaik untuk |
|---|---|---|---|
| Balasan tertulis sesuai waktu pelanggan, jejak yang didokumentasikan, mendukung templat dan tag | Balasan mungkin tertunda atau diabaikan | Konfirmasi dasar dan mendokumentasikan alamat dan jumlah | |
| Panggilan telepon | Balasan segera dan resolusi cepat, cocok untuk pelanggan yang ragu | Membutuhkan lebih banyak waktu dan tidak meninggalkan catatan tertulis | Pesanan yang tidak mendapat balasan WhatsApp |
| SMS | Menjangkau bahkan tanpa internet | Biasanya satu arah dan biaya per pesan | Pengingat atau notifikasi tanggal pengiriman |
Bagaimana Anda mengukur kesuksesan konfirmasi dan menghubungkannya dengan keuntungan Anda?
Untuk mengetahui apakah konfirmasi Anda berfungsi, ukur bagian pesanan yang Anda ubah dari "diterima" menjadi "dikonfirmasi dan siap dikirim", dan lacak angka ini setiap minggu sambil menguji waktu dan templat.
Untuk membuat siklus ini lebih mudah, SymplysisAI menyertakan toko online yang dibangun ke dalam setiap paket di mana Anda mengumpulkan semua pesanan Anda dalam satu daftar terorganisir, sehingga Anda bekerja pada konfirmasi melalui WhatsApp dari daftar yang jelas alih-alih catatan yang tersebar. Paket gratis cukup untuk satu toko dan hingga 50 pesanan per bulan tanpa kartu, dan paket berbayar menaikkan batas ke 400 pesanan dalam paket Lite dan pesanan tanpa batas di Starter dan di atas.
Pembuat SymplysisAI yang tersedia dalam paket berbayar (landing page, ad copy, poster, dan narasi suara Arab) membuat konten: salin landing page ke Shopify, YouCan, atau Lightfunnels, dan tempel ad copy ke Meta, TikTok, Snapchat, atau Google Ads dengan ekstensi Ad Clipboard, untuk membawa pesanan ini. Paket berbayar dimulai dari $15 per bulan, dan Anda dapat menemukan detail lengkap di halaman harga.
Pertanyaan dan jawaban
Apakah konfirmasi pesanan WhatsApp wajib dalam cash on delivery?
Itu tidak secara teknis wajib, tetapi itu adalah salah satu langkah paling penting untuk mengurangi pesanan yang dibatalkan dan pengiriman kembali. Tanpanya Anda mengirim pesanan yang mungkin duplikat atau memiliki alamat yang tidak lengkap atau tidak serius, jadi Anda menanggung biaya pengiriman dan pengembalian. Pesan konfirmasi pendek sebelum pengiriman menghemat biaya ini dan mengonfirmasi keseriusan pelanggan.
Berapa banyak pesan yang harus saya kirim sebelum memperlakukan pesanan sebagai dibatalkan?
Dua hingga tiga upaya biasanya cukup: pesan konfirmasi awal, kemudian pengingat setelah beberapa jam, kemudian satu upaya lagi atau panggilan hari berikutnya. Tetapkan tenggat waktu yang jelas dalam pesan terakhir kemudian batalkan pesanan. Mendorong terlalu keras mengganggu pelanggan dan dapat membuat nomor Anda diblokir.
Bisakah saya mengotomatisasi pesan konfirmasi pesanan di WhatsApp?
Sebagian ya. WhatsApp Business menawarkan balasan cepat, pesan sambutan dan pergi, dan penandaan untuk kategorisasi, yang mempercepat kerja manual secara signifikan. Otomasi penuh memerlukan alat yang dibangun di WhatsApp Business API. Mulai dengan templat dan balasan cepat sebelum pindah ke solusi yang lebih kompleks.
Berapa waktu terbaik untuk mengirim pesan konfirmasi?
Secepatnya setelah pesanan, sebaiknya dalam kurang dari satu jam saat pelanggan masih tertarik dan ingat apa yang mereka pesan. Jika pesanan datang di malam hari, tetapkan pesan sambutan otomatis yang membalas segera, kemudian kirim konfirmasi aktual pagi hari bisnis pertama.
Bagaimana cara saya mengurangi pesanan yang dibatalkan selain pesan konfirmasi?
Tunjukkan harga termasuk pengiriman dan tanggal pengiriman dengan jelas di halaman produk, minta nomor telepon yang benar, dan konfirmasi jumlah yang dikarenakan saat pengiriman dalam pesan. Segalanya yang mengurangi kejutan saat waktu pengiriman mengurangi penolakan. Hitung dampak pembatalan pada keuntungan Anda menggunakan kalkulator cash on delivery di symplysis.com/calculator untuk mengetahui ambang batas yang dapat diterima.