Gestão de fluxo de caixa em loja de pagamento na entrega

Por que o fluxo de caixa fica preso em pagamento na entrega apesar das vendas?

Gestão de fluxo de caixa para loja virtual no modelo de pagamento na entrega é radicalmente diferente do pagamento cartão adiantado. No pagamento cartão adiantado o dinheiro chega para você praticamente no instante da confirmação do pedido, mas aqui o dinheiro passa por uma jornada longa antes de retornar: o cliente confirma o pedido, depois você envia a mercadoria, depois ele a recebe e paga em dinheiro ao entregador, depois a transportadora coleta os valores e os transfere em lotes periódicos para você. E entre seu primeiro gasto e a volta do dinheiro podem passar semanas inteiras.

O paradoxo que confunde muitos comerciantes é que as vendas podem ser excelentes e os lucros no papel positivos, enquanto a conta bancária está quase vazia. A razão é que cada pedido novo consome dinheiro imediatamente — preço da mercadoria, custo de publicidade em plataformas como Meta, taxas de frete — enquanto seu dinheiro retorna apenas depois. E quanto mais aumentam as vendas mais cresce o número de pedidos «em trânsito» que travam seu dinheiro no caminho, você se vê vendendo mais e tendo menos liquidez. Este é o âmago do problema de caixa travado em pagamento na entrega.

Quando o dinheiro volta da transportadora? Entendendo o ciclo de cobrança

Para entender quando o dinheiro volta da transportadora, imagine que cada pedido passa por etapas, e o dinheiro só se liberta na última. A distância de tempo entre primeira e última etapa é o «ciclo de cobrança», e é a variável mais importante em gerenciar sua liquidez.

• Confirmado: o cliente concordou com o pedido, e você de verdade gastou em publicidade que o trouxe.
• Em envio: a mercadoria está a caminho, e você pagou seu preço e taxa de frete antecipadamente.
• Entregue: o cliente recebeu e pagou em dinheiro ao entregador, mas o dinheiro ainda está com a transportadora, não com você.
• Transferido: a transportadora enviou para você a receita do lote depois de descontar suas taxas — aqui apenas seu dinheiro se liberta.

Como você calcula o capital de giro necessário para sua loja?

O tempo de transferência depende de seu acordo com a transportadora; alguns transferem semanalmente e outros a cada duas semanas, e podem reter o valor de pedidos devolvidos ou recusados até resolução de sua situação. Também são descontados da receita taxas de frete, taxas de cobrança de dinheiro e taxas de devolução de devoluções, então o dinheiro líquido retorna menor que o valor de vendas registrado. Por isto calcule o capital de giro que sua loja precisa para cobrir todos os pedidos em trânsito ao longo do ciclo de cobrança completo antes de um real retornar para você.

Note o efeito do ciclo: se você negociar transferência mais rápida e encurtar o ciclo de 21 para 14 dias, o capital travado cai automaticamente em cerca de um terço neste exemplo. Por isto encurtar o ciclo de cobrança é considerado uma das alavancas mais fortes para liberar liquidez, ao lado de reduzir devoluções.

Como você gerencia a lacuna de cobrança de dinheiro e reduz o caixa travado?

Depois de saber o tamanho do caixa travado, aqui estão passos práticos para gerenciar a lacuna de cobrança e reduzi-la.

1. 1Reduza taxa de devolução primeiro: devoluções são o que mais trava seu dinheiro. Páginas de produto claras e honestas, confirmação de pedidos por telefone antes do envio, e descrição precisa de tamanho, preço e envio, tudo reduz recusa na porta.
2. 2Negocie transferência mais rápida: cada dia que você elimina do ciclo de cobrança liberta parte de seu capital. Pergunte à transportadora sobre transferência semanal ou mais curta.
3. 3Gradue seu gasto em publicidade conforme seu dinheiro disponível, não conforme sua ambição: expanda gradualmente de forma que seu gasto diário não ultrapasse o que você consegue financiar até retornar a receita.
4. 4Mantenha uma reserva de caixa que cubra pelo menos um ciclo de cobrança completo, de preferência mais, para absorver devoluções e atrasos de transferência e épocas lentas.
5. 5Acompanhe seu dinheiro semanalmente com uma planilha simples: quantos pedidos em trânsito? Quanto você espera transferir e quando? Quanto você vai gastar antes disso? Esta planilha sozinha descobre a crise antes de acontecer.

Vendas aparentes contra dinheiro real disponível

Para sentir a lacuna claramente, compare entre o número de vendas aparente e o dinheiro real disponível em sua mão agora. A tabela a seguir mostra como o valor encolhe camada após camada até sobrar o dinheiro real.

Lista de verificação rápida para gerenciar fluxo de caixa em sua loja

Faça esta lista um hábito semanal para manter sua liquidez sob controle não importa quanto suas vendas cresçam.

• Calcule seu capital de giro necessário e atualize o número sempre que o ciclo ou volume de pedidos muda.
• Monitore taxa de devolução como o primeiro indicador de liquidez, não apenas um número operacional.
• Saiba com precisão os horários de transferência da transportadora e o que é descontado deles.
• Não aumente gasto em publicidade a menos que haja dinheiro disponível para ele.
• Mantenha uma reserva que cubra pelo menos um ciclo de cobrança completo.
• Separe dinheiro da loja do seu gasto pessoal para não misturar contas.