Akuntansi untuk cash on delivery: bagaimana melacak uang dan arus kas Anda

Apa itu akuntansi cash on delivery dan mengapa itu berbeda dari akuntansi biasa?

Akuntansi cash on delivery bukan log penjualan biasa karena dalam model ini penjualan tidak selesai saat pesanan tiba tetapi saat pengiriman paket ketika Anda mengumpulkan pembayaran. Di antara dua saat uang Anda melewati beberapa tahap: pesanan yang dikonfirmasi tetapi belum dikirim, paket dalam perjalanan, jumlah yang dikumpulkan tetapi menunggu di pengirim, pengembalian kembali kepada Anda tanpa pendapatan. Seseorang yang mencatat pesanan sebagai pendapatan pada saat itu tiba menggambar gambar finansial palsu, mungkin terkejut bahwa saldo bank tidak mencerminkan dasbor penjualan sama sekali.

Jadi akuntansi cash on delivery bergantung pada satu aturan: uang dihitung sebagai pendapatan hanya ketika benar-benar dikumpulkan dan mencapai Anda, semua biaya — termasuk pengiriman kembali untuk paket yang ditolak — dikenakan terhadap seluruh batch bukan pesanan yang berhasil saja. Tujuan panduan ini adalah memberi Anda sistem sederhana yang Anda jalankan dalam satu tabel: lacak jumlah yang disimpan di pengirim, selesaikan pengembalian, hitung keuntungan bulanan yang sebenarnya pada akhir bulan tanpa ilusi.

Mengapa saldo Anda membodohi Anda? Kesenjangan kas di cash on delivery

Yang membingungkan kebanyakan pedagang adalah kesenjangan waktu antara pengeluaran mereka dan uang yang tiba. Anda membayar biaya iklan setiap hari, membeli produk, membayar upah konfirmasi dan pengemasan, semuanya sebelum satu sen mencapai Anda. Kas tertinggal: paket dikirim, kemudian disampaikan hari kemudian, kemudian pengirim menyimpan jumlah hari sebelum mengirimnya kepada Anda dalam batch mingguan atau sepuluh hari. Kesenjangan ini adalah jantung mengelola arus kas di cash on delivery.

Hasilnya adalah sebagian besar modal selalu "terjebak": baik barang dalam paket di jalan, atau uang yang dikumpulkan menunggu untuk ditransfer. Siapa pun yang tidak melacak jumlah yang disimpan ini mungkin berpikir mereka kalah ketika uang baik-baik saja hanya tidak tiba lagi, atau — lebih buruk — dapat menginvestasikan kembali hasil yang belum di akun mereka, tiba-tiba memecahkan arus kas meskipun penjualan di atas kertas bagus.

Bagaimana Anda melacak jumlah yang disimpan di perusahaan pengiriman?

Pelacakan uang pengirim dimulai dengan memberikan setiap pesanan status keuangan yang jelas, kemudian mencocokkan log Anda terhadap pernyataan perusahaan secara berkala. Idenya adalah mengetahui pada saat berapa pun berapa banyak yang Anda hutang dan belum ditransfer, berapa banyak yang terpapar terhadap kerugian pengembalian. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. 1Berikan setiap pesanan salah satu dari lima status keuangan: dikonfirmasi tidak dikirim, dikirim dalam perjalanan, disampaikan dan dikumpulkan, ditransfer ke akun, atau dikembalikan.
2. 2Catat tanggal pengiriman setiap pesanan dan tanggal pengiriman yang diharapkan untuk mengetahui jumlah mana yang harus ditransfer segera dan mana yang terlambat.
3. 3Jaga kolom yang disebut "Jumlah Jatuh Tempo" = jumlah pesanan yang disampaikan dan dikumpulkan tetapi belum ditransfer ke akun Anda.
4. 4Cocokkan pernyataan pengirim terhadap log Anda setiap minggu: konfirmasi setiap paket yang disampaikan memiliki transfer yang sesuai, setiap biaya yang dipotong dibenarkan dan tidak ada paket yang disampaikan dihitung sebagai dikembalikan.
5. 5Kejar paket yang terjebak lama (tidak disampaikan dan tidak dikembalikan) sebelum menjadi kerugian senyap; ini adalah item baris yang paling terlupakan.

Bagaimana Anda menyelesaikan pengembalian dalam akun Anda?

Pengembalian adalah item baris yang paling mendistorsi keuntungan jika terlewat. Paket yang ditolak memberikan nol pendapatan saja, itu memuat Anda dengan biaya pengirimannya, dalam banyak kontrak Anda membayar pengiriman dua arah. Jadi mencocokkan jumlah yang dikumpulkan tidak cukup; Anda harus secara eksplisit menyelesaikan pengembalian dengan mengurangi biayanya dari hasil Anda, verifikasi pengirim tidak mengenakan Anda biaya pengembalian untuk paket yang sebenarnya disampaikan.

Penyelesaian praktis sederhana: cocokkan setiap paket yang dikembalikan dalam pernyataan pengirim terhadap pesanan dalam log Anda, hitung biaya pengembaliannya, hapus harganya dari "Jumlah Jatuh Tempo" karena tidak akan pernah mengumpulkan. Lacak tingkat pengembalian bulanan; lonjakan mendadak menandakan berlebihan iklan atau konfirmasi telepon yang lemah, bukan hanya angka pembukuan.

Bagaimana Anda menghitung keuntungan bulanan yang sebenarnya melalui tabel sederhana?

Pada akhir bulan jangan menghitung keuntungan dari jumlah pesanan, tetapi dari jumlah yang benar-benar dikumpulkan setelah mengurangi semua biaya terhadap seluruh batch. Satu tabel dengan dua kolom — kategori dan jumlah — mengubah kekacauan menjadi angka yang jelas. Tabel di bawah ini adalah contoh yang diasumsikan untuk ilustrasi saja; ganti angkanya dengan milik toko Anda:

Akun apa yang Anda pisahkan untuk mengelola arus kas?

Mengelola arus kas di cash on delivery jauh lebih mudah ketika Anda memisahkan uang ke dalam ember yang tidak bercampur, sehingga Anda tidak menghitung piutang usaha sebagai tersedia, atau cadangan sebagai keuntungan. Ambil daftar cepat ini:

Ketika Anda memerlukan satu tempat yang mengumpulkan pesanan Anda alih-alih halaman tersebar, toko e-commerce bawaan SymplysisAI di setiap paket memberikan log terpadu yang membuat pencocokan dan akuntansi lebih mudah. Paket gratis dimulai dengan satu toko dan hingga 50 pesanan bulanan, tanpa kartu, paket Lite menaikkannya menjadi 400 pesanan bulanan, paket yang lebih tinggi menawarkan lebih banyak toko dan pesanan tak terbatas. Generator AI — landing page, copy iklan, poster, voiceover Arab — salin dari SymplysisAI ke toko Shopify, YouCan atau Lightfunnels Anda. Generator berbayar dalam paket mulai dari sekitar $15 bulanan; lihat halaman harga untuk memilih yang sesuai untuk volume pesanan Anda.

• Piutang usaha: harga pesanan yang disampaikan tetapi belum ditransfer dari pengirim — uang Anda tetapi tidak di tangan.
• Uang tunai yang tersedia: apa yang benar-benar tiba akun Anda, satu-satunya sumber untuk mendanai iklan dan stok.
• Cadangan pengembalian: jumlah yang disisihkan di muka untuk menyerap kerugian penolakan, tidak tersentuh dalam penskalaan.
• Biaya bulanan tetap: platform, alat, langganan, kurangi pertama bulan sebelum perhitungan keuntungan.
• Keuntungan bersih: apa yang tetap setelah semua di atas, hanya jumlah yang dihitung sebagai keuntungan nyata yang tersedia untuk ditarik.