Quản lý dòng tiền cửa hàng bán hàng lấy tiền khi giao

Tại sao dòng tiền gặp khó khăn trong bán hàng lấy tiền khi giao dù doanh số tốt?

Quản lý dòng tiền trong thương mại điện tử sử dụng mô hình bán hàng lấy tiền khi giao hoàn toàn khác với thanh toán thẻ cố định. Với thanh toán cố định, tiền đến bạn gần như khi đơn hàng xác nhận. Ở đây, tiền đi một con đường dài trước khi quay lại: khách xác nhận đơn, bạn gửi hàng, họ nhận và trả tiền cho người giao hàng bằng tiền mặt, sau đó người giao hàng thu thập và chuyển khoản cho bạn theo lô. Có thể mất nhiều tuần giữa lần chi tiêu đầu tiên của bạn và lúc tiền về.

Nghịch lý khiến nhiều người bán nhầm lẫn là doanh số có thể tốt và lợi nhuận dương trên giấy, nhưng tài khoản ngân hàng gần như trống. Lý do là mỗi đơn hàng mới ngay lập tức tiêu tốn tiền—chi phí hàng tồn kho, chi phí quảng cáo trên các nền tảng như Meta, phí vận chuyển—trong khi tiền chỉ về sau này. Khi doanh số tăng, số lượng đơn hàng 'đang giao' mà làm phong tỏa quỹ của bạn đang vận chuyển cũng tăng, vì vậy bạn bán được nhiều hơn nhưng lại có ít thanh khoản hơn. Đó là bản chất của vấn đề tiền bị phong tỏa trong bán hàng lấy tiền khi giao.

Khi nào tiền về từ đơn vị vận chuyển? Hiểu rõ chu kỳ thu tiền

Để hiểu khi nào tiền về, hãy tưởng tượng mỗi đơn hàng đi qua các giai đoạn, với tiền được giải phóng chỉ ở cuối. Khoảng thời gian giữa giai đoạn đầu tiên và giai đoạn cuối cùng là 'chu kỳ thu tiền'—biến số quan trọng nhất trong việc quản lý thanh khoản của bạn.

• Xác nhận: khách đồng ý, và bạn chi tiêu cho các quảng cáo mang họ đến.
• Gửi hàng: hàng đang vận chuyển; bạn đã trả tiền cho chúng và vận chuyển trước.
• Giao hàng: khách nhận được và trả tiền cho người giao hàng bằng tiền mặt, nhưng tiền vẫn ở với người giao hàng, không phải với bạn.
• Chuyển khoản: người giao hàng gửi cho bạn tiền từ lô hàng sau khi trừ phí—chỉ tại đây tiền của bạn mới được giải phóng.

Làm thế nào để tính vốn lưu động mà cửa hàng của bạn cần?

Thời gian chuyển khoản phụ thuộc vào thỏa thuận với người giao hàng; một số chuyển khoản hàng tuần, những người khác hai tuần một lần, và họ có thể giữ lại các khoản từ đơn hàng bị từ chối hoặc từ chối đang chờ xử lý. Phí vận chuyển, phí thu tiền và phí trả hàng cũng được trừ khỏi tiền về, do đó tiền mặt thực sự đến ít hơn doanh số được ghi lại. Tính vốn lưu động mà cửa hàng của bạn cần để bao phủ tất cả các đơn hàng đang giao trong toàn bộ chu kỳ thu tiền trước khi một đơn vị duy nhất về lại bạn.

Lưu ý tác động của chu kỳ: nếu bạn đàm phán chuyển khoản nhanh hơn và rút ngắn chu kỳ từ 21 xuống 14 ngày, vốn phong tỏa tự động giảm khoảng một phần ba trong ví dụ đó. Đó là lý do tại sao rút ngắn chu kỳ thu tiền là một trong những đòn bẩy mạnh mẽ nhất để giải phóng thanh khoản, cùng với giảm tỷ lệ trả hàng.

Làm thế nào để quản lý khoảng trống thu tiền và thu hẹp tiền bị phong tỏa?

Bây giờ bạn biết mức tiền bị phong tỏa, đây là những bước thực tế để quản lý khoảng trống thu tiền và thu hẹp nó.

1. 1Giảm tỷ lệ trả hàng trước tiên: trả hàng làm phong tỏa tiền nhiều nhất. Trang sản phẩm rõ ràng và mô tả trung thực, xác nhận đơn hàng qua điện thoại trước khi gửi, thông tin chính xác về kích cỡ/giá/giao hàng đều giảm việc từ chối cửa.
2. 2Đàm phán chuyển khoản nhanh hơn: mỗi ngày bạn cắt giảm khỏi chu kỳ thu tiền đều giải phóng một phần vốn của bạn. Hỏi người giao hàng về chuyển khoản hàng tuần hoặc nhanh hơn.
3. 3Mở rộng chi tiêu quảng cáo của bạn để phù hợp với tiền có sẵn, không phải tham vọng: mở rộng dần để chi tiêu hàng ngày không vượt quá những gì bạn có thể tài trợ cho đến khi chuyển khoản về.
4. 4Giữ dự trữ tiền bao phủ ít nhất một chu kỳ thu tiền đầy đủ, tốt nhất là nhiều hơn, để hấp thụ trả hàng, chuyển khoản muộn và những mùa chậm.
5. 5Theo dõi tiền mặt hàng tuần bằng một bảng đơn giản: có bao nhiêu đơn hàng đang giao? Khi nào dự kiến chuyển khoản và bao nhiêu? Bạn sẽ chi tiêu bao nhiêu trước đó? Bảng tính này một mình cũng tiết lộ các cuộc khủng hoảng trước khi chúng xảy ra.

Doanh số được ghi lại so với tiền mặt thực tế có sẵn

Để thấy khoảng cách rõ ràng, hãy so sánh con số doanh số được ghi lại với tiền mặt thực tế trong tay. Bảng dưới đây cho thấy cách con số giảm đi từng lớp cho đến khi tiền thực sự còn lại.

Danh sách kiểm tra nhanh để quản lý dòng tiền trong cửa hàng của bạn

Hãy làm điều này thành thói quen hàng tuần để giữ thanh khoản dưới kiểm soát bất kể doanh số tăng như thế nào.

• Tính vốn lưu động bắt buộc và cập nhật nó bất cứ khi nào chu kỳ hoặc khối lượng đơn hàng thay đổi.
• Theo dõi tỷ lệ trả hàng như chỉ số thanh khoản đầu tiên của bạn, không chỉ là một con số hoạt động.
• Biết chính xác ngày chuyển khoản của người giao hàng và phí nào được trừ.
• Chỉ tăng chi tiêu quảng cáo sau khi tiền mặt có sẵn mở rộng để bao phủ nó.
• Giữ dự trữ bao phủ ít nhất một chu kỳ thu tiền đầy đủ.
• Tách tiền của cửa hàng khỏi chi tiêu cá nhân để các tài khoản không trộn lẫn.