Quy trình thực hiện đơn hàng thanh toán khi nhận hàng: từ đơn hàng đến giao hàng

Các bước thực hiện đơn hàng trong thanh toán khi nhận hàng là gì?

Trong thanh toán khi nhận hàng, việc bán không hoàn tất vào thời điểm khách hàng nhấp vào Đặt hàng, mà hoàn tất khi gói hàng được giao và thanh toán được thu tại cửa. Giữa hai thời điểm đó chạy một chuỗi giai đoạn, mỗi liên kết yếu có nghĩa là một gói hàng bị từ chối hoặc mất hoặc thanh toán không được thu. Vì vậy các bước thực hiện đơn hàng trong thanh toán khi nhận hàng không phải là chi tiết hành chính, chúng là công cụ lợi nhuận của bạn: tỷ lệ giao hàng—không phải số lượng đơn hàng—là cái xác định sự thành công của bạn.

Quy trình làm việc phù hợp với bốn giai đoạn liên tiếp: nhận và xác nhận đơn hàng, sau đó chuẩn bị, đóng gói, lập hóa đơn, sau đó bàn giao cho công ty giao hàng và theo dõi trạng thái, cuối cùng giao hàng và thu tiền và xử lý hoàn lại và khớp tiền. Khi những giai đoạn này chuyển từ phản ứng rải rác thành hệ thống cố định mà mọi người đều biết, lỗi giảm và mỗi đơn hàng trở nên có thể theo dõi từ đầu đến cuối.

Trong các phần dưới đây chúng tôi chi tiết mỗi giai đoạn với các bước thực tế và danh sách kiểm tra và bảng trạng thái gói hàng và công thức để khớp tiền, vì vậy bạn bước ra với một bản đồ đường sẵn sàng chạy trên cửa hàng của bạn hôm nay.

Bạn nhận và xác nhận qua điện thoại một đơn hàng như thế nào?

Giai đoạn đầu tiên của thực hiện là xác minh đơn hàng trước khi chi bất kỳ chi phí đóng gói hoặc vận chuyển nào. Đơn hàng đến từ trang tiếp cận hoặc cửa hàng có thể mang một số điện thoại sai, địa chỉ không đầy đủ, là một bản sao hoặc không nghiêm túc. Một cuộc gọi xác nhận ngắn lọc những cái này và chuyển số trên màn hình thành một khách hàng thực sự sẵn sàng nhận và thanh toán.

1. 1Xem lại đơn hàng khi đến: xác nhận tên đầy đủ, điện thoại, địa chỉ, sản phẩm, số lượng, giá cả.
2. 2Gọi cho khách hàng càng nhanh càng tốt—trì hoãn hàng giờ làm lạnh sự phấn khích và tăng cơ hội hủy bỏ.
3. 3Xác nhận bốn điều trên cuộc gọi: sản phẩm mong muốn, tổng giá bao gồm vận chuyển nếu có, địa chỉ chính xác (khu phố và điểm mốc gần nhất), ngày giao hàng dự kiến nói chung.
4. 4Phân loại đơn hàng sau gọi: xác nhận, trì hoãn (không trả lời) để thử lại, hoặc hủy bỏ—chỉ gửi những cái được xác nhận.
5. 5Thử lại đơn hàng không trả lời hai hoặc ba lần vào các thời điểm khác nhau trước khi coi chúng bị hủy bỏ, ghi lại mỗi lần thử.

Bạn chuẩn bị, đóng gói và đính kèm hóa đơn như thế nào?

Sau khi xác nhận, đơn hàng chuyển sang chuẩn bị. Mục tiêu ở đây là hai: sản phẩm đúng tới nguyên vẹn, gói hàng chứa thông tin công ty giao hàng cần để thu tiền đúng. Lỗi ở giai đoạn này—sản phẩm sai, kích cỡ sai, số tiền thu không khớp—biến thành hoàn lại hoặc tranh chấp.

• Khớp sản phẩm và số lượng và kích cỡ so với chi tiết đơn hàng được xác nhận trước khi niêm phong, kiểm tra lỗi hiển thị.
• Sử dụng bao bì bảo vệ sản phẩm qua nhiều lần giao hàng, vì gói hàng có thể được gửi lại nhiều hơn một lần.
• Dán nhãn vận chuyển rõ ràng với tên khách hàng, điện thoại, địa chỉ đầy đủ, số tiền thu đúng bằng chữ số.
• Đính kèm hóa đơn đơn giản hóa bên trong với số tiền tổng—xây dựng sự tự tin của khách hàng và giảm tranh chấp về giá tại cửa.
• Viết số tham chiếu trên gói hàng và trong hồ sơ của bạn vì vậy mỗi gói hàng vẫn có thể theo dõi từ chuẩn bị đến thu tiền.
• Chuẩn bị đơn hàng được xác nhận trong các lô hàng ngày ổn định thay vì chuẩn bị rải rác, vì vậy vận chuyển thoát theo lịch trình thường xuyên.

Bạn bàn giao cho công ty giao hàng và theo dõi trạng thái như thế nào?

Bàn giao cho công ty giao hàng là khi gói hàng rời khỏi tay bạn, nhưng trách nhiệm của bạn không kết thúc. Lựa chọn một đối tác giao hàng phủ các khu vực của bạn với tỷ lệ giao hàng tốt và thanh toán nhanh gửi cho bạn xác định một phần lớn kết quả của bạn, vì tiền của bạn vẫn bị kẹt trong gói hàng cho đến khi chúng giao hàng và thu tiền. Sau khi bàn giao, vai trò của bạn chuyển sang theo dõi hoạt động và can thiệp vào giai đoạn đầu tiên của rắc rối.

Bàn giao gói hàng trong các lô thường xuyên, ghi lại số theo dõi cho mỗi cái, và kiểm tra bảng trạng thái vận chuyển hàng ngày. Bảng dưới tóm tắt các trạng thái phổ biến và những gì bạn phải làm cho mỗi:

Bạn quản lý giao hàng, thu tiền, hoàn lại và khớp tiền như thế nào?

Giai đoạn cuối cùng là khi gói hàng được giao thành tiền trong tài khoản của bạn—hoặc quay trở lại không có gì. Khi giao hàng, lái xe thu tiền thay mặt bạn, sau đó công ty giao hàng gửi nó cho bạn sau khi trừ phí và hoa hồng của họ trong một báo cáo định kỳ. Vai trò của bạn ở đây thuần túy kế toán: khớp những gì bạn thực sự nhận so với những gì bạn nên đã thu, không phê duyệt bất kỳ số nào trước khi khớp.

Hoàn lại là một phần tự nhiên của mô hình, không phải ngoại lệ. Coi mỗi gói hàng trả lại như một sự kiện đáng phân tích: nó có phải là số điện thoại sai mà nên được lọc ở xác nhận không? Trì hoãn giao hàng? Hủy bỏ khách hàng từ kỳ vọng không đáp ứng trang? Phân loại lý do biến hoàn lại từ mất im lặng thành danh sách sửa chữa cải thiện tỷ lệ giao hàng của bạn lô tiếp theo. Tái kho bất kỳ sản phẩm hoàn lại không bị hư hỏng ngay lập tức vì vốn không đóng băng.

Bạn tổ chức thực hiện đơn hàng thành một hệ thống như thế nào?

Chạy thực hiện trên giấy rải rác hoặc trò chuyện phân mảnh hoạt động ở năm đơn hàng, sụp đổ ở năm mươi. Sự khác biệt giữa một thương nhân mất gói hàng trong hỗn loạn và một giao hàng ở tỷ lệ cao là một hệ thống tập hợp đơn hàng và trạng thái và khớp tiền ở một nơi mọi người đều biết.

Mỗi đăng ký SymplysisAI bao gồm một cửa hàng thương mại điện tử tích hợp nơi bạn nhận và quản lý đơn hàng thanh toán khi nhận hàng ở một nơi; gói miễn phí bắt đầu với một cửa hàng và tối đa 50 đơn hàng hàng tháng, không cần thẻ, các gói trả phí tăng giới hạn đơn hàng và số lượng cửa hàng khi bạn phát triển (gói Lite bắt đầu 15 USD hàng tháng với giới hạn 400 đơn hàng, các gói cao hơn lên đến đơn hàng không giới hạn—xem trang giá để biết chi tiết).

Về phía bán hàng, các bộ tạo của SymplysisAI xây dựng từ một liên kết sản phẩm duy nhất một trang tiếp cận, bản sao quảng cáo, áp phích và kể chuyện bằng giọng nói trong ngôn ngữ của những người mua của bạn (bao gồm các phương ngữ tiếng Ả Rập), và bạn sao chép kết quả bằng nút Sao chép vào cửa hàng Shopify, YouCan hoặc Lightfunnels của bạn, vì vậy đơn hàng đến sẵn sàng cho quy trình từ chuẩn bị đến giao hàng. Để ước tính lợi nhuận ròng sau phí công ty giao hàng và hoàn lại trước khi bạn mở rộng, mô hình những con số của bạn trên máy tính lợi nhuận thanh toán khi nhận hàng miễn phí tại symplysis.com/calculator.

Danh sách kiểm tra thực hiện hàng ngày là gì?

Để khóa quy trình làm việc, biến nó thành thói quen hàng ngày ngắn mà mọi người đều biết. Danh sách kiểm tra này bạn có thể áp dụng như hiện tại hoặc sửa đổi kích thước của bạn:

• Xác nhận tất cả các đơn hàng mới qua điện thoại, phân loại thành xác nhận, trì hoãn, hủy bỏ.
• Chuẩn bị đơn hàng được xác nhận trong một lô, khớp sản phẩm và số tiền và nhãn vận chuyển.
• Bàn giao lô cho công ty giao hàng và ghi lại số theo dõi trong hệ thống của bạn.
• Xem lại gói hàng bị kẹt (giao hàng thất bại) và gọi trước khi chúng trả lại.
• Thử lại đơn hàng trì hoãn không trả lời trước đó.
• Khớp báo cáo bộ sưu tập đến với gói hàng được giao của bạn, tái kho hoàn lại âm thanh với lý do được ghi lại.