Kế toán cho thanh toán khi nhận hàng: cách theo dõi tiền và dòng tiền mặt
Cách thực tế tổ chức kế toán thanh toán khi nhận hàng: theo dõi số tiền được tổ chức tại các công ty giao hàng, giải quyết trả lại, tính toán lợi nhuận hàng tháng thực tế thông qua bảng đơn giản.
Đội biên tập SymplysisAI12 phút đọcKế toán thanh toán khi nhận hàng là gì và tại sao nó khác biệt với kế toán thường?
Kế toán thanh toán khi nhận hàng không phải là nhật ký bán hàng thường xuyên vì bán hàng không hoàn thành vào lúc đặt hàng nhưng khi giao hàng khi bạn thu tiền. Giữa hai khoảnh khắc, tiền của bạn đi qua nhiều bước: đơn hàng được xác nhận chưa được gửi, gói được chuyển đi, số tiền được thu thập nhưng đang chờ ở nhà cung cấp, trả lại trở lại cho bạn mà không có doanh số. Ai đó ghi chép đơn hàng như doanh số vào lúc nó đến vẽ một bức tranh tài chính giả, có thể bị sốc rằng số dư ngân hàng không phản ánh bảng điều khiển bán hàng gì cả.
Vì vậy kế toán thanh toán khi nhận hàng dựa trên một quy tắc: tiền chỉ tính như doanh số khi thực sự được thu thập và đạt đến bạn, tất cả chi phí—bao gồm vận chuyển trả lại cho các gói bị từ chối—được tính chống lại toàn bộ lô không phải đơn hàng thành công một mình. Mục tiêu của hướng dẫn này là cung cấp cho bạn hệ thống đơn giản bạn chạy trong một bảng: theo dõi số tiền được tổ chức ở nhà cung cấp, giải quyết trả lại, tính toán lợi nhuận hàng tháng thực tế vào cuối tháng mà không có ảo tưởng.
Tại sao số dư của bạn lừa bạn? Khoảng cách tiền mặt trong thanh toán khi nhận hàng
Điều gì gây nhầm lẫn hầu hết các thương nhân nhất là khoảng cách thời gian giữa chi tiêu của họ và tiền đến. Bạn trả chi phí quảng cáo hàng ngày, mua sản phẩm, trả lương xác nhận và đóng gói, tất cả trước khi một xu đạt đến bạn. Tiền chậm: gói được gửi, sau đó được giao trong vài ngày, sau đó nhà cung cấp giữ số tiền trước khi gửi nó cho bạn trong các lô hàng tuần hoặc mười ngày. Khoảng cách này là trái tim của quản lý dòng tiền mặt trong thanh toán khi nhận hàng.
Kết quả là một khối lượng lớn vốn luôn bị 'mắc kẹt': hoặc hàng hóa trong các gói trên đường, hoặc tiền mặt được thu thập chờ chuyển. Bất cứ ai không theo dõi số tiền được tổ chức này có thể nghĩ họ thua lỗ khi tiền tốt chỉ chưa tới, hoặc—tệ hơn—có thể tái đầu tư không phải doanh số được thu thập, đột ngột phá vỡ dòng tiền mặt ngay cả mặc dù bán hàng về giấy tuyệt vời.
Bạn theo dõi số tiền được tổ chức tại công ty giao hàng như thế nào?
Theo dõi tiền nhà cung cấp bắt đầu bằng cách cung cấp cho mỗi đơn hàng trạng thái tài chính rõ ràng, sau đó đối chiếu nhật ký của bạn chống lại bản tuyên bố công ty thường xuyên. Ý tưởng là biết bất cứ lúc nào bạn nợ bao nhiêu và chưa chuyển, bao nhiêu bị phơi bày rủi ro trả lại. Làm theo các bước này:
- 1Cung cấp cho mỗi đơn hàng một trong năm trạng thái tài chính: được xác nhận chưa được gửi, được gửi được chuyển đi, được giao và thu thập, được chuyển đến tài khoản, hoặc bị trả lại.
- 2Ghi chép ngày gửi của mỗi đơn hàng và ngày giao dự kiến để biết những số tiền nào nên chuyển sớm và cái nào bị trễ.
- 3Giữ một cột gọi là 'Số tiền Do' = tổng đơn hàng được giao đã thu thập chưa được chuyển đến tài khoản của bạn.
- 4Đối chiếu bảng nhà cung cấp chống lại nhật ký hàng tuần: xác nhận mỗi gói được giao có chuyển tương ứng, mỗi phí bị khấu trừ được biện minh và không gói được giao được tính là bị trả lại.
- 5Gói chú được mắc kẹt lâu (cũ được giao cũng không bị trả lại) trước khi họ trở thành tổn thất âm thầm; đây là mục hàng được quên nhiều nhất.
| Trạng thái đơn hàng | Ý nghĩa tài chính | Tiền ở đâu bây giờ |
|---|---|---|
| Được xác nhận chưa được gửi | Cam kết có thể, không có doanh số | Chưa có tiền |
| Được gửi được chuyển đi | Tiền mặt dự kiến không chắc chắn | Hàng hóa của bạn trên đường |
| Được giao và thu thập | Tiền mặt nợ cho bạn | Được tổ chức tại công ty giao hàng |
| Được chuyển đến tài khoản | Tiền mặt có sẵn thực | Trong tài khoản của bạn |
| Bị trả lại | Tổn thất vận chuyển, không có doanh số | Trở lại cho bạn được tải với phí |
Bạn giải quyết trả lại trong tài khoản của bạn như thế nào?
Trả lại là mục hàng gây nhiễu lợi nhuận nhất nếu bị bỏ lỡ. Gói bị từ chối cho doanh số không, nó tải bạn với chi phí vận chuyển của nó, trong nhiều hợp đồng bạn trả vận chuyển hai chiều. Vì vậy đối chiếu số tiền được thu thập không đủ; bạn phải rõ ràng giải quyết trả lại bằng cách khấu trừ chi phí của chúng từ doanh số, xác minh nhà cung cấp không tính phí trả lại cho gói thực sự được giao.
Giải quyết thực tế đơn giản: đối chiếu mỗi gói bị trả lại trong bảng nhà cung cấp chống lại đơn hàng trong nhật ký của bạn, tính toán phí trả lại, loại bỏ giá của nó khỏi 'Số tiền Do' vì nó sẽ không bao giờ thu thập. Theo dõi tỷ lệ trả lại hàng tháng; bộ nhảy đột ngột tín hiệu quảng cáo phóng đại hoặc xác nhận điện thoại yếu, không chỉ một con số sổ sách.
Bạn tính toán lợi nhuận hàng tháng thực tế thông qua bảng đơn giản như thế nào?
Vào cuối tháng không tính lợi nhuận từ số lượng đơn hàng, nhưng từ số tiền thực sự được thu thập sau khi khấu trừ tất cả chi phí chống lại toàn bộ lô. Một bảng với hai cột—danh mục và số tiền—biến sự lộn xộn thành con số rõ ràng. Bảng dưới đây là ví dụ được giả định để minh họa chỉ; thay thế các con số của nó bằng các cửa hàng của bạn:
| Danh mục | Số tiền |
|---|---|
| Số tiền thực tế được thu thập (210 được giao) | +735.000 |
| Chi phí sản phẩm cho được giao | −252.000 |
| Phí giao hàng trên đơn hàng được giao | −94.500 |
| Chi phí vận chuyển gói bị từ chối (90 bị từ chối) | −27.000 |
| Ngân sách quảng cáo | −210.000 |
| Phí nền tảng và công cụ | −15.000 |
| Lợi nhuận ròng hàng tháng | =136.500 |
Những tài khoản nào bạn tách ra để quản lý dòng tiền mặt?
Quản lý dòng tiền mặt trong thanh toán khi nhận hàng dễ dàng hơn nhiều khi bạn tách tiền thành các thùng không trộn, vì vậy bạn không tính phải thu chứng chỉ như có sẵn, hoặc dự trữ như lợi nhuận. Áp dụng danh sách nhanh này:
Khi bạn cần một nơi gộp đơn hàng thay vì trang bị phân tán, cửa hàng thương mại điện tử tích hợp của SymplysisAI trong mỗi gói cung cấp nhật ký thống nhất làm cho đối chiếu và kế toán dễ dàng. Gói miễn phí bắt đầu với một cửa hàng và tối đa 50 đơn hàng hàng tháng, không có thẻ, gói Lite nâng nó lên 400 đơn hàng hàng tháng, gói cao hơn cung cấp nhiều cửa hàng và đơn hàng không giới hạn. Máy phát AI—máy phát video UGC, trình tạo trang đích, bản sáo quảng cáo, pôster, voiceover Ả Rập—sao chép từ SymplysisAI vào cửa hàng Shopify, YouCan hoặc Lightfunnels. Máy phát được trả tiền trong gói bắt đầu khoảng 15 USD hàng tháng; xem trang định giá để chọn phù hợp với khối lượng đơn hàng của bạn.
- Phải thu: giá đơn hàng được giao chưa được chuyển từ nhà cung cấp—tiền của bạn nhưng không trong tay.
- Tiền mặt có sẵn: những gì thực sự hạ cánh tài khoản của bạn, nguồn duy nhất để chi cho quảng cáo và cổ phiếu.
- Dự trữ trả lại: số tiền để sang một bên từ đầu để hấp thụ tổn thất từ chối, chưa chạm vào khi tăng.
- Chi phí cố định hàng tháng: nền tảng, công cụ, đăng ký, khấu trừ lần đầu tháng trước khi tính lợi nhuận.
- Lợi nhuận ròng: những gì vẫn còn sau tất cả ở trên, số tiền duy nhất được tính là lợi nhuận thực sự có sẵn để rút.
Câu hỏi và câu trả lời
Tôi đăng ký đơn hàng là doanh số khi xác nhận nó không?
Không. Trong thanh toán khi nhận hàng đơn hàng trở thành doanh số chỉ sau giao, bộ sưu tập và tiền đạt tài khoản của bạn. Ghi chép đơn hàng được xác nhận là doanh số cho bức tranh lợi nhuận giả vì một số sẽ từ chối hoặc trễ. Ghi chép chúng là 'phải thu có thể', di chuyển sang doanh số chỉ khi thực sự được thu thập.
Tôi theo dõi số tiền được tổ chức tại công ty giao hàng như thế nào?
Cung cấp cho mỗi đơn hàng trạng thái tài chính (được gửi, được giao và thu thập, được chuyển, bị trả lại), giữ cột 'Số tiền Do' tổng cộng đơn hàng được giao không được chuyển. Đối chiếu bảng nhà cung cấp chống lại nhật ký hàng tuần để xác nhận mỗi gói được giao có chuyển tương ứng và phí được tính là đúng.
Tôi tính toán lợi nhuận thực tế sau trả lại như thế nào?
Bắt đầu từ số tiền thực tế được thu thập tháng này, không phải số lượng đơn hàng, khấu trừ: chi phí sản phẩm trên được giao, phí vận chuyển trên được giao, chi phí vận chuyển trả lại, ngân sách quảng cáo, phí nền tảng. Kết quả là lợi nhuận ròng. Trả lại tính như chi phí đầy đủ vì họ tải vận chuyển với không có doanh số chống nó.
Tôi đối chiếu tài khoản với nhà cung cấp bao thường?
Tối thiểu hàng tuần. Đối chiếu trễ làm phát hiện lỗi—gói được giao tính bị trả lại, phí phình, chuyển ngắn, gói bị mất—khó hơn và tốn kém hơn. Đối chiếu hàng tuần giữ 'Số tiền Do' chính xác, cho xem dòng tiền mặt rõ ràng trước lỗi chồng.
Sự khác biệt giữa lợi nhuận và tiền mặt trong tay là gì?
Lợi nhuận là con số kế toán xuất hiện cuối tháng sau khấu trừ tất cả chi phí, tiền mặt trong tay là những gì thực sự hạ cánh tài khoản bây giờ. Bạn có thể có lợi nhuận nhưng phải chịu thanh khoản chặt chẽ vì tiền bị mắc kẹt trong gói không thu thập. Tách phải thu khỏi tiền mặt có sẵn, chi tiêu chỉ từ mục này.