Xác nhận đơn hàng thanh toán khi nhận hàng (COD) qua WhatsApp: mẫu tin nhắn và các bước

Vì sao bạn cần xác nhận đơn hàng qua WhatsApp trong thanh toán khi nhận hàng?

Với thanh toán khi nhận hàng (COD), khách không trả gì vào lúc đặt hàng, nên đơn hàng chỉ là ý định mua cho đến khi bạn xác nhận. Tin nhắn xác nhận đơn hàng qua WhatsApp là bước biến ý định này thành một lô hàng sẵn sàng: bạn liên hệ với khách ngay sau khi đặt hàng để chốt sản phẩm, giá, địa chỉ và ngày giao trước khi bạn trả phí vận chuyển.

WhatsApp rất phù hợp cho việc này vì đây là kênh mà hầu hết khách hàng trong khu vực mở mỗi ngày, nó cho phép họ trả lời vào lúc thuận tiện, và nó để lại một bản ghi bằng văn bản mà bạn có thể dẫn chiếu nếu có tranh chấp về địa chỉ hoặc số tiền.

• Giảm đơn bị hủy trước khi bạn phải chịu phí vận chuyển và hoàn hàng.
• Phát hiện sớm đơn trùng, địa chỉ chưa đầy đủ hoặc số điện thoại sai.
• Chốt số tiền phải trả khi nhận hàng để khách không bất ngờ rồi từ chối.
• Xây dựng niềm tin nhanh bằng một tin nhắn từ tên cửa hàng của bạn khiến khách cảm thấy đơn hàng là thật và được theo dõi.
• Có bản ghi xác nhận bằng văn bản giúp bạn khi làm việc với công ty vận chuyển.

Thời điểm tốt nhất để gửi tin nhắn xác nhận đơn hàng là khi nào?

Thời điểm là một nửa thành công của việc xác nhận. Tin nhắn của bạn càng gần lúc đặt hàng, khách càng còn quan tâm và nhớ mình đã đặt gì. Chậm vài giờ hoặc cả ngày làm tăng khả năng họ đổi ý hoặc quên hẳn đơn hàng.

1. 1Trong vòng vài phút sau khi đặt hàng: gửi tin nhắn xác nhận đầu tiên ngay khi đơn hàng đến, hoặc chậm nhất là trong vòng chưa đầy một giờ.
2. 2Sau vài giờ không có phản hồi: gửi một tin nhắn nhắc ngắn, yêu cầu trả lời rõ ràng bằng một từ.
3. 3Ngày hôm sau: thử lại một lần nữa qua WhatsApp, hoặc chuyển sang một cuộc gọi điện thoại ngắn.
4. 4Trước khi giao lô hàng cho đơn vị vận chuyển: đảm bảo đơn hàng chỉ ở trạng thái "đã xác nhận", và không gửi các đơn chưa được xác nhận.

Mẫu tin nhắn xác nhận đơn hàng qua WhatsApp (sẵn sàng để sao chép)

Một mẫu tốt thì ngắn gọn, rõ ràng và yêu cầu một câu trả lời cụ thể. Tránh các tin nhắn dài hoặc rối. Hãy thay phần trong ngoặc vuông bằng chi tiết đơn hàng thực tế của bạn, và lưu các mẫu này làm trả lời nhanh trong WhatsApp Business để gửi chỉ bằng một lần chạm.

Hãy đảm bảo mỗi tin nhắn xác nhận có đủ năm yếu tố: tên cửa hàng của bạn, tên sản phẩm, giá đã gồm phí vận chuyển, khung thời gian hoặc ngày giao hàng, và một câu hỏi rõ ràng yêu cầu đồng ý hoặc từ chối.

• Mẫu xác nhận đầu tiên: Chào [tên khách hàng], đây là [tên cửa hàng]. Chúng tôi đã nhận đơn hàng của bạn: [tên sản phẩm] giá [giá] đã gồm phí vận chuyển, thanh toán khi nhận hàng. Chúng tôi xác nhận giao đến [thành phố] trong [thời gian giao hàng]. Chúng tôi có thể xác nhận đơn hàng không ạ?
• Mẫu nhắc khi không trả lời: Nhắc nhanh về đơn hàng [tên sản phẩm] của bạn. Chúng tôi vẫn đang giữ hàng cho bạn. Trả lời (Có) để xác nhận hoặc (Không) để hủy, cảm ơn bạn.
• Mẫu xác nhận địa chỉ: Để giao hàng nhanh hơn, chúng tôi cần bạn xác nhận chi tiết địa chỉ: [khu phố / đường / mốc gần nhất] và một số điện thoại dự phòng nếu có. Khi nào thì thuận tiện để bạn nhận hàng?
• Mẫu sau khi xác nhận: Đơn hàng của bạn đã được xác nhận. Hàng sẽ được gửi đi hôm nay và bạn sẽ nhận được cuộc gọi từ đơn vị vận chuyển trước khi giao. Số tiền phải trả khi nhận hàng: [giá]. Cảm ơn bạn đã tin tưởng.
• Mẫu thử lần cuối: Chúng tôi chưa nhận được phản hồi về đơn hàng [tên sản phẩm] của bạn. Chúng tôi sẽ giữ hàng đến [giờ / ngày] rồi đơn sẽ tự động bị hủy. Trả lời (Có) để chúng tôi gửi hàng cho bạn ngay hôm nay.

Các bước xác nhận đơn hàng qua WhatsApp từ lúc đặt hàng đến khi gửi hàng

1. 1Xem lại đơn hàng ngay khi nó đến và xác nhận tên, số điện thoại, địa chỉ, sản phẩm và số lượng đã đầy đủ.
2. 2Mở cuộc trò chuyện WhatsApp với khách và gửi mẫu xác nhận đầu tiên từ tên cửa hàng của bạn.
3. 3Chờ một câu trả lời rõ ràng và ghi lại mọi thay đổi khách yêu cầu (kích cỡ, màu sắc, địa chỉ) trong cuộc trò chuyện.
4. 4Khi khách đồng ý, chuyển đơn hàng sang trạng thái "đã xác nhận" trong danh sách đơn hàng và gửi mẫu sau khi xác nhận.
5. 5Chuẩn bị lô hàng và giao cho đơn vị vận chuyển, với số tiền phải thu được ghi rõ trên nhãn vận chuyển.
6. 6Nếu không có phản hồi hoặc khách từ chối, chuyển đơn hàng sang "đang chờ" hoặc "đã hủy", và tuyệt đối không gửi hàng.

Làm sao xử lý những khách hàng không trả lời?

Không trả lời không nhất thiết có nghĩa là hủy; nhiều khách đang bận hoặc chưa mở WhatsApp. Điều cần thiết là theo dõi có tổ chức và có giới hạn: tối đa hai hoặc ba lần thử qua các kênh khác nhau, rồi đưa ra một quyết định rõ ràng thay vì để đơn hàng treo lơ lửng.

• Bắt đầu bằng một tin nhắn nhắc bằng văn bản sau tin nhắn đầu vài giờ, được diễn đạt để yêu cầu trả lời bằng một từ.
• Nếu vẫn không trả lời, hãy thử một cuộc gọi điện thoại ngắn vào ngày hôm sau; một số khách nghe điện thoại nhanh hơn trả lời tin nhắn.
• Dùng tính năng gắn nhãn trong WhatsApp Business để phân loại cuộc trò chuyện: chờ trả lời, đã xác nhận, đã hủy.
• Đặt thời hạn rõ ràng trong tin nhắn thử lần cuối, rồi hủy đơn hàng thay vì để nó chờ xử lý, ngốn thời gian và hàng tồn kho của bạn.
• Không gửi quá ba tin nhắn; thúc ép quá mức làm khách khó chịu và có thể ảnh hưởng đến uy tín số điện thoại của bạn.

WhatsApp, gọi điện hay nhắn tin SMS? So sánh nhanh

WhatsApp không phải kênh xác nhận duy nhất, nhưng là điểm khởi đầu phù hợp nhất vì nó để lại bản ghi bằng văn bản. Cách thực tế nhất thật ra là kết hợp các kênh dựa trên phản hồi của từng khách.

Làm sao đo mức độ thành công của việc xác nhận và gắn nó với lợi nhuận của bạn?

Để biết việc xác nhận của bạn có hiệu quả không, hãy đo tỷ lệ đơn hàng bạn chuyển từ "đã nhận" sang "đã xác nhận và sẵn sàng gửi", và theo dõi con số này hằng tuần trong khi thử nghiệm thời điểm và các mẫu tin nhắn.

Để chu trình này dễ hơn, SymplysisAI có sẵn cửa hàng online tích hợp trong mọi gói, nơi bạn gom tất cả đơn hàng vào một danh sách có tổ chức, để bạn xác nhận qua WhatsApp từ một danh sách rõ ràng thay vì các ghi chú rải rác. Gói miễn phí đủ cho một cửa hàng và tối đa 50 đơn hàng mỗi tháng mà không cần thẻ, còn các gói trả phí nâng giới hạn lên 400 đơn hàng ở gói Lite và không giới hạn đơn hàng ở Starter trở lên.

Các công cụ tạo nội dung của SymplysisAI có trong các gói trả phí (landing page, ad copy, poster và lời dẫn bằng giọng nói tiếng Ả Rập) tạo ra nội dung: hãy sao chép landing page vào Shopify, YouCan hoặc Lightfunnels, và dán ad copy vào Meta, TikTok, Snapchat hoặc Google Ads bằng tiện ích Ad Clipboard, để mang về những đơn hàng này. Các gói trả phí bắt đầu từ $15 mỗi tháng, và bạn có thể xem đầy đủ chi tiết trên trang giá.